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■電子ファイル化推進中(その2)

・・その1より続く

 ただ私が電子ファイルを信用していないところは「いつまでこのメディアが使えるのか」ということにあります。それは今までのパソコンの歴史を振り返ってみても簡単に分かります。20年ほど前は大型のフロッピー、それが小さなフロッピーになり、それはすぐにハードディスクに取って代わり、それから加速するようにMD、CD-R、DVD、フラッシュメモリ、等々どんどんメディアが変化していきます。しかもそれぞれのメディアは10年保ちませんから、常に新しいメディアにコピーしていかなければなりません。

 さらには保存ファイルの形式が変わってしまうこともデメリットです。当初は各ソフトで作ったデータをファイルとして保存していましたが、数年経つとそのデータを読み込めるソフトがなくなってしまいます。或いはソフトメーカーが倒産するとソフトそのものが存在しなくなります。またOSが進化しても過去のソフトは動かなくなります。そうなるとどれほど元のデータを長期間保存していても利用することができません。

 また現在の電子ファイルの形式はPDFが主流ですが、これだっていつまで続くか分かりません。数年後にはもっと効率の良い別の圧縮保存技術が登場しPDF形式などあっと言う間に忘れ去られてしまうかも知れません。そうなると過去のPDFファイルをその新しい形式にコンバートする作業が必要になるわけで、コンバートしなければ将来利用できないゴミデータとして残るだけかも知れません。

 つまりとても逆説的なのですが、電子ファイルはその技術革新によって利便性を高めてきたのですが、同時にその技術革新のスピードが速いが故に過去のデータの利用可能性も猛烈なスピードで失われていく危険性があるのです。新しい技術で処理できるための過去データのコンバート作業は電子ファイル化が進めば進ほど膨大な作業量になり、それが電子ファイルを永続させていく最大の障害になる可能性だって捨て切れません。紙ではそのようなコンバート作業などなく数百年保存ができるわけで、この急速な技術革新が逆に電子ファイルの最大の問題点だと思うのです。

 もちろん端から数百年も保存することを念頭に置いて電子ファイルのシステムは設計されていないと思うのですが、しかし数年から10年程度でデータの形式変化やメディア自身の劣化から利用できなくなるようではお話になりません。現在の電子ファイルシステムには現にこういった問題が存在するのは事実で、そこが私が電子ファイルを今ひとつ信用していない理由です。税理士事務所では数十年書類を保存しておく必要性もあるわけで、だからこそ全ての書類を電子化したくないのです。

 ・・などとごちゃごちゃ言ってきましたが、結局のところ当事務所では背に腹は代えられない状況で電子ファイルを導入しました。いかにこの便利そうで不便な電子ファイルシステムを利用していくかは、やはり運用方法に負うことが多いと考えています。過度に電子ファイルに頼って数年後「しまった」と思わないために、慎重に導入を進めて事務所の省スペース化を促進していきたいと考えています。

 いろいろと使い方を研究してみたいと思います。

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