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■電子ファイル化推進中(その1)

 最近といいますか、ようやくといいますか、事務所書類の電子ファイル化を進めています。しかし元々私自身はあまり書類の電子保存には熱心な方ではありませんでした。書類の電子保存はそれこそ十数年前に私がまだサラリーマンだった頃から提唱されていたアイデアで、そのメリットについては十分理解をしていたつもりでした。最大のメリットは保存スペースの削減にあるわけですが、当初から電子ファイル化することによる利便性の悪さを懸念していました。

 実際紙の書類を電子保存しますと、とにかく見にくいのです。例えば1ページ目と20ページ目を即座に見比べたいときには電子ファイルで画面を見比べるよりも現物の紙ファイルの方が遙かに楽です。同様に三つの別々のファイルを横に置いてそれぞれのページをめくりながら作業をしたいときや、書類にちょっとしたメモを書きたい場合、持ち運びの容易さ、そして何よりも電源が不要なことなどを考えてみても、電子ファイルよりも紙の方が圧倒的に優れています。

 さすがに紙が2千年近く利用され続けていて、保存も数百年は可能な人類史上でも類を見ない発明品であることを実感させられます。デジタル化されたデータは確かに保管スペースは少なくて済みますが、その保存可能性には大いなる疑問を感じているところで、CD-Rのような光ディスクなどほんの数年でダメになってしまうことなどザラです。そう考えるといかに紙という発明が素晴らしいものであるかを実感せざるを得ません。いかにデジタルの技術が進もうと、この紙の素晴らしさを上回ることはなかなかないでしょう。

 とはいいながらも、当事務所の限られたスペースを見るにつけ人類の偉大なる歴史的発明品だけに頼るだけではどうにもならない状況であることに気付いてきました。そしてしぶしぶながら、とうとう電子ファイル導入に至ったわけです。今まで書いてきましたように、情報メディアとしては紙が最善であると考えていますので、電子ファイルのメリットは保存スペース削減の一点に限られます。

 なんでもかんでも電子ファイル化してしまうと業務の効率が確実に落ちますので、私の方針としてはめったに使わない書類から電子ファイル化することにしています。しかも電子ファイル化しますと現物を目にすることがありませんので、いかに必要な書類をすぐに探し出せるように整理して保存するかが大きなポイントになります。そのために保存するフォルダ名を明確につけ、そこに電子ファイルを保存するとともに、電子ファイル自体にもタイトルや内容を分かりやすく入力して保存することにしています。

 元々仮になくなってしまってもそれほど支障がない書類を中心に電子ファイル化していますが、とはいえ電子ファイルはこれからの時代に紙とともに活用していかなければならないものであることは間違いありません。電子ファイルはめったに使わない書類を安全に、省スペースで長期間保存することが最大の目的ですから、データが消えてしまうことは絶対にあってはいけません。そのためにはマメにバックアップをとっておくことが必須となります。

 ・・続く(その2へ)

 → 森税理士事務所

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■コメント

■楽2ライブラリ [山 佳代]

 我が事務所でもいよいよ電子ファイル化に取り組みます。TKCサプライの営業もありましたが、「楽2ライブラリ」というソフトを導入し、まずは決算書から電子ファイルで保存していく予定です。
 10年ほど前にも取り組みはしたらしいのですが失敗に終わったそうです。パートさんが毎日毎日スキャナーで読み込み作業をしていたそうですがそこまででお仕舞でした。全く活用されずに「電子ファイル化など無理、無駄」という結論に達し、ずっと紙で保存してきたのですが、TKCからの情報で電子ファイル化に成功している事務所の事例を紹介され、営業の方のデモンストレーションもあり、とうとう本格的に取り組みに再チャレンジすることになりました。
 関与先の決算書類を電子ファイルで保存するだけでもずいぶん書類の量が減ると思います。

■楽2ライブラリ [森]

高山さん、コメントありがとうございました。

やはり全ての書類を電子化するのは挫折の原因になってしまうかも知れませんね・・。決算書類あたりから電子ファイル化していくのが確かに現実的のように思えますね。

参考にいたします。ありがとうございました。
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