神戸市灘区の森好徳税理士事務所、税金・経営・相続・不動産のことなら 電話078-385-3496
■事務合理化

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■お手頃なコピー機・複合機の導入を!

コピー機、複合機と呼ばれる機械はメーカーによって多種多様で、価格も高額になるものが少なくありません。また機械本体の価格とは別に「カウンター料金」として従量制の使用料を支払うシステムになっていることがほとんどです。

このたび当事務所では沖データ社の複合機を導入いたしました。最近はテレビCMでも見かけることが多い機種です。

OKIデータ カラー複合機 MC862dnーT

MC862dn-T

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■電子ファイル化のさらなる活用を!

 当事務所では、まだまだ手狭な事務所で業務を行っておりますが、目下最大の悩みは「増え続ける書類」です。当事務所にとっての最大の敵は「書類」と言ってもよいほどの状況です。

 その増え続ける書類を大胆に減らすための方法は「捨てる」ということですが、税理士事務所におきましては、どれほど古い書類であっても決して捨ててはならない書類もあります。そのためお客様が増えて、仕事が増えてきますと、書類の保管が最大の悩みにもなってきてしまうのです。
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■元帳印刷の両面化

 もう既にパソコンで元帳を印刷する際に両面印刷している方も多いと思いますが、遅ればせながら当事務所でも最近ようやく両面印刷するようにしています。

 実はずっと以前からパソコンで元帳を印刷すると手書き元帳よりも厚みが分厚くなってしまうことが気になっていて、関与先様からも元帳が分厚くて重いという意見を伺っていました。その理由はパソコン処理を行う場合は元帳用紙の両面に印刷しないから分厚くなってしまうからなのですが、当初は当時のプリンタ性能の関係で仕方がない面もありました。
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■電子ファイル化推進中(その2)

・・その1より続く

 ただ私が電子ファイルを信用していないところは「いつまでこのメディアが使えるのか」ということにあります。それは今までのパソコンの歴史を振り返ってみても簡単に分かります。20年ほど前は大型のフロッピー、それが小さなフロッピーになり、それはすぐにハードディスクに取って代わり、それから加速するようにMD、CD-R、DVD、フラッシュメモリ、等々どんどんメディアが変化していきます。しかもそれぞれのメディアは10年保ちませんから、常に新しいメディアにコピーしていかなければなりません。
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■電子ファイル化推進中(その1)

 最近といいますか、ようやくといいますか、事務所書類の電子ファイル化を進めています。しかし元々私自身はあまり書類の電子保存には熱心な方ではありませんでした。書類の電子保存はそれこそ十数年前に私がまだサラリーマンだった頃から提唱されていたアイデアで、そのメリットについては十分理解をしていたつもりでした。最大のメリットは保存スペースの削減にあるわけですが、当初から電子ファイル化することによる利便性の悪さを懸念していました。
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■パソコン改善策

 いろいろな作業をパソコンで行っているとふと気になるのが「画面の狭さ」。もちろん大きなモニターを使って作業をすればかなり改善されるのですが、それでも画面が大きくなっただけでそれほど劇的に改善されていると感じないことも少なくありません。

 そこでオススメなのがモニターを2つ並べる方法です。よくテレビのニュースなどで株や為替のディーリングルームの机にモニターが2つや4つ並べてある、あれです。これを自分のパソコンで行おうとするとグラフィックカードとモニターをもう一台用意して少し設定を行ってやれば可能になります。
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■自計化のススメ

 以前の会計業務といえば顧問先様の資料を預かって税理士事務所が記帳業務を行うことが多かったのですが、いまや顧問先様にとってこれほど無駄なことはありません。なぜなら資料を他人に渡して他人が処理を行うのですから時間的なデメリットが大きく、どうしても会計処理が遅くなります。
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森税理士事務所

Author:森税理士事務所


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